Als fagot maak je vaak deel uit van een orkest. Een orkest heeft een bestuur. Sommige besturen doen geruisloos alles goed, andere scheppen vooral chaos. Ik heb regelmatig in een bestuur gezeten en ook veel besturen zien opereren. Zou je ‘goed besturen’ in kort bestek kunnen beschrijven? Aan welke regels zouden alle bestuursleden zich moeten houden en welke taken zijn er? Ik ga het hier proberen.

Regels voor goed bestuur

Voordat ik zes regels voor goed bestuur wil formuleren, moet eerst duidelijk zijn waartoe die regels moeten dienen. Ik onderken drie functies. Ten eerste moeten de regels het handelen van het bestuur transparant maken voor de leden. Ten tweede moeten de regels zorgen voor een efficiënt bestuur. Ten derde, en in het verlengde van het tweede moeten regels ‘gezeur’ voorkomen. Gezeur binnen het bestuur en gezeur tussen het bestuur en de leden.

Naar mijn idee zijn de volgende zes regels een goed uitgangspunt voor goed bestuur:

1. Elk bestuurslid houdt zich aan statuten en huishoudelijk reglement.
2. De taken en verantwoordelijkheden in het bestuur zijn helder verdeeld.
3. Bestuurstaken worden zo veel mogelijk gedelegeerd aan orkestleden die geen lid zijn van het bestuur.
4. Elk bestuurslid houdt zich bij zijn eigen taak. Het is de taak van de voorzitter om te controleren of iedereen zijn taak adequaat vervult.
5. Iedereen in het bestuur houdt zich aan gemaakte afspraken. Alleen gezamenlijk kunnen nieuwe afspraken worden gemaakt.
6. Alle zaken die gangbaar zijn, kunnen door het verantwoordelijke bestuurslid zelfstandig worden afgedaan.

Voorbeeld: stel, er is een proefspel voor nieuwe leden. Het is vooraf duidelijk wie over toelating tot het orkest beslist. Bijvoorbeeld: dirigent, de concertmeester, de aanvoerder van de groep en het verantwoordelijke bestuurslid. Dan bemoeien de overige bestuursleden zich niet met het proefspel en accepteren de uitkomst ervan.

Voorbeeld: de concerten vinden altijd plaats in locatie A of locatie B. Het verantwoordelijk bestuurlid beslist zelfstandig of het de volgende keer A of B wordt. Maar over een nieuwe zaal wordt door het hele bestuur besloten

Voorbeeld: de voorzitter onderhoudt het contact met de dirigent. Bij verhindering van de dirigent regelt de voorzitter de inval-dirigent, zonder dat het hele bestuur daarover hoeft te vergaderen. Maar als de dirigent afscheid neemt, besluit het voltallige bestuur welke procedure moet worden gevolgd voor het vinden van een nieuwe dirigent.

Taken van het bestuur

Als je taken in het bestuur helder wil verdelen, zal je een helder zicht moeten hebben op de taken die in een bestuur te vervullen zijn. Als ik het goed zie, is er een vijftal clusters van taken te onderscheiden. Natuurlijk kunnen clusters worden gesplitst of samengevoegd. De taken kunnen in het bestuur worden verdeeld en deels onder leden worden gedelegeerd.

Cluster 1: de ‘voorzitter’

• Voorzitten en agendering van vergaderingen van bestuur en van algemene ledenvergadering
• Nadenken over de toekomst van orkest en vereniging
• Contact en afspraken met dirigent
• Seizoensplanning: data van concerten en repetities
• Bewaken van gemaakte afspraken
• Coachen van de overige bestuursleden
• Toedeling van onvoorziene, tijdelijke taken in het bestuur.

Cluster 2: de ‘orkestcommissaris’

• Samenstelling orkest
• Placeren van orkestleden
• Bladmuziek [zeer goed te delegeren aan orkestlid]
• Voorzitter van programmacommissie

Cluster 3:  de ‘penningmeester’

• Innen van contributie
• Kaartverkoop voor concerten
• Aanvragen subsidies
• Het doen van alle uitgaven
• Het beheer van de bankrekening(en)

Cluster 4: de ‘secretaris’

• Communicatie met de leden
• Website
• Organisatie en notuleren algemene ledenvergadering
• Afhandelen van algemene mail aan vereniging

Cluster 5

• Organiseren repetitielocatie
• Organiseren concertlocatie
• Organiseren concert
• Vervoer instrumenten

Dirigent

En de dirigent? Er is een duidelijk onderscheid tussen de verantwoordelijkheden van de dirigent en de verantwoordelijkheden van het bestuur. De dirigent is geen bestuurslid, laat staan voorzitter, de dirigent is werknemer van het orkest. In die rol:

• Is hij eindverantwoordelijk voor het artistiek beleid.
• Heeft hij vetorecht over het programma.
• Heeft hij vetorecht over de toelating van nieuwe leden [leden die eerder zijn toegelaten, kunnen niet door dirigent worden verwijderd]

Tot slot: zo zou ik het doen. Iedereen moet doen waar hij of zij zich zelf het beste bij voelt. Maar ik heb mijn ideeën opgeschreven zodat iedereen zijn eigen gedachten er eens aan kan toetsen. Dat kan nooit kwaad.

[verscheen in De Fagot, nummer 28, september 2022, pag. 6]

‍